Durante o dia a dia em uma empresa, devemos lidar com diversas atividades e tarefas que precisam ser formalizadas e registradas. Essas atividades podem envolver tanto equipe interna como também clientes e fornecedores. Por isso, é necessário utilizar documentos como a Ordem de Serviço, para manter um controle e documentar todas as atividades e tarefas que são realizadas dentro e fora das empresas.
E para explicar do que se trata e qual a importância da Ordem de Serviço, escrevemos esse artigo.
Acompanhe até o fim.
O que é Ordem de Serviço e qual a importância de usá-la na sua empresa?
Com o aumento da demanda sofrida pelas empresas, é essencial que se use ferramentas que garantam a prestação de serviços aos clientes com qualidade. E uma dessas ferramentas é a Ordem de Serviço (OS).
Ela é um documento que formaliza o serviço ou atendimento que será prestado ao cliente e deve conter todas as informações relativas ao serviço que será prestado e orientar quanto aos procedimentos que devem ser seguidos.
De forma geral, a OS deve servir como base para o serviço que será prestado ao cliente, disponibilizando uma descrição detalhada de cada procedimento que será executado, garantindo uma comunicação interna mais assertiva, agilizando e facilitando o trabalho que será realizado.
Outro benefício trazido pela OS, é a organização das informações e o controle financeiro que ela proporciona, permitindo controlar o tempo e recursos que são investidos em cada serviço concluído.
Além de manter a equipe atualizada sobre a execução dos trabalhos e trazer dados sobre a produtividade dos colaboradores.
A OS ainda garante a segurança do trabalhador que executa a tarefa, como exposto no capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no Decreto Lei 5452/43 de 02 de maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, que orienta sobre os procedimentos que devem ser seguidos a fim de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais.
Quais dados uma OS deve ter?
Uma Ordem de Serviço deve conter todas as informações relacionadas ao prestador de serviço, ao solicitante e ao serviço que será prestado.
Podem existir algumas variações de layout nas OS de empresa para empresa, se adequando as necessidades de cada uma.
Mas no geral, todas elas contêm informações indispensáveis para um controle eficiente dos processos internos, tais como:
- Número da Ordem de Serviço;
- Local, data e hora de emissão;
- Dados do cliente;
- Descrição do serviço a ser realizado;
- Indicação dos produtos ou das tarefas utilizados no serviço;
- Quantidade de horas trabalhadas na execução do serviço;
- Valor unitário;
- Valor total;
- Forma de pagamento.
A Ordem de Serviço pode ser de papel ou digital, onde a primeira é geralmente impressa em gráficas e conta com duas vias, tendo a desvantagem de ser preenchida a mão, necessitando de espaço físico para ser armazenada, correndo o risco de ser perdida e demandando muito tempo para ser encontrada em consultas futuras.
Devido a tais desvantagens, a Ordem de Serviço em papel vem entrando em desuso, principalmente pela popularização dos sistemas de gestão, que fornecem ferramentas para a elaboração da OS digital.
Dessa forma, não é necessário manter um espaço físico para arquivar as OS, além de evitar custos com a impressão delas em uma gráfica, por exemplo.
Outra vantagem, é que você pode consultá-la facilmente, agilizando o controle interno e tornando o trabalho mais prático e eficiente.
Assim, fica nítido o quão importante é uma Ordem de Serviço para o bom andamento dos trabalhos dentro de uma empresa.
Atualmente, a OS é um documento indispensável para garantir a produtividade e qualidade nos serviços prestados aos clientes.
Além disso, é sempre importante contar com a tecnologia, onde através de sistemas de gestão é possível emitir Ordens de Serviço com facilidade.
Com um software, é possível ter um controle integrado de todas as áreas da empresa, onde a OS acaba se tornando uma fonte de dados muito importante para a gestão do negócio.
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