Todos sabemos que o controle financeiro de uma empresa é fundamental para o bom andamento dos negócios e é comum que muitos empreendedores têm dificuldades em manter um controle financeiro e fiscal de suas empresas. Por isso, é importante contar com soluções que auxiliam nessas atividades que são essenciais para qualquer empreendimento. Uma dessas soluções é o BPO Financeiro.
Pensando nisso, escrevemos esse artigo para que você entenda o que é o BPO Financeiro e como ele pode te ajudar na gestão financeira do seu negócio.
O que é BPO Financeiro?
BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, que significa Terceirização de Processos de Negócios.
De modo geral, trata-se da terceirização da gestão financeira da sua empresa, onde empresas ou equipes externas, são contratadas para assumir os processos operacionais relacionados a gestão financeira.
Dessa forma, as atividades financeiras passam a ser executadas por uma equipe especializada, permitindo que você foque no core business (atividade principal) da sua empresa.
Isso permite um aumento na produtividade e padronização ao realizar as atividades financeiras, além de minimizar erros no controle financeiro da empresa.
Quais atividades podem ser terceirizadas?
A maioria das atividades de uma empresa podem ser terceirizadas no BPO, porém as mais comuns estão diretamente relacionadas a gestão financeira de uma empresa, que demandam um nível mais elevado de atenção, além de serem mais burocráticas.
Entre essas atividades oferecidas em um BPO, estão:
Elaboração e gestão do fluxo de caixa
O fluxo de caixa permite um acompanhamento aprofundado das finanças de uma empresa, suas entradas e saídas diárias, semanais e mensais, o que facilita a identificação de oportunidades e dificuldades relacionadas ao desempenho financeiro do negócio.
Conciliação bancária
Através da conciliação bancária, todas as movimentações financeiras do cliente são conferidas, garantindo que os valores coincidam com os saldos das contas bancárias, o que traz mais segurança e pode evitar fraudes financeiras.
Contas a pagar e receber
Quando se trata de contas a pagar, os profissionais do BPO fazem a gestão de todas as obrigações da empresa, inclusive agendando pagamentos no internet banking do cliente.
Já em relação às contas a receber, a tarefa é lançar os recebimentos futuros, o que permite uma previsão de entrada no fluxo de caixa, agilizando a tomada de decisão dos gestores.
Gestão de documentação
O BPO Financeiro inclui o serviço de gestão da documentação, onde os documentos devidamente arquivados são repassados ao contador da empresa, garantindo o envio dos documentos corretos de forma correta.
Gestão de indicadores
São construídos indicadores de desempenho financeiro como lucratividade, rentabilidade e margem de lucro, ponto de equilibro, etc. que podem ser apresentados na forma de relatórios completos sobre o desempenho financeiro do negócio e que servirão como base para a tomada de decisão do cliente.
Análise de crédito
A análise de crédito é mais um serviço que pode ser oferecido no BPO Financeiro e consiste em avaliar a capacidade de pagamento e histórico de crédito do cliente, proporcionando mais segurança em novas negociações.
Emissão de documentos fiscais
Algumas empresas de BPO também oferecem a possibilidade de emitir documentos fiscais fazendo o faturamento de vendas e contratos, emissão de boletos, entre outras atividades relacionadas.
A lista de serviços que podem ser terceirizados em um BPO Financeiro, pode incluir ainda auxílio no controle de caixa, controladoria e orçamento empresarial.
Porém, tais atividades costumam ser realizadas internamente.
Vantagens de utilizar o BPO Financeiro na sua empresa
Terceirizar processos internos através do BPO Financeiro pode resolver dois grandes problemas que são comuns a todos os empreendedores, falta de tempo e de organização.
Sabemos que a gestão financeira requer atenção redobrada e com o trabalho feito por especialistas, essas atividades tornam-se mais produtivas, potencializando resultados.
Dessa forma, a equipe interna pode focar todos os esforços de trabalho diretamente no core business da empresa.
Além desses benefícios principais, o BPO Financeiro ainda apresenta várias vantagens como:
- Atividades financeiras realizadas com as melhores práticas e seguindo processos estruturados, dispensando a contratação de um funcionário especializado para realizar tal função;
- Tais práticas possibilitam um controle mais eficiente de pagamentos e recebimentos, diminuindo erros e liberando recursos de capital de giro mais rapidamente;
- Melhoria no ambiente de controle e governança, através do estabelecimento de uma política financeira, com áreas de aprovação e execução de pagamentos;
- Redução da inadimplência como consequência de um processo definido de cobrança;
- Redução de custos operacionais devido à padronização e automação dos processos financeiros, minimizando erros e agilizando rotinas burocráticas;
- Redução de custos e riscos trabalhistas com áreas que não fazem parte do core business da empresa;
- Redução de problemas no processo de contratação, reposição ou substituição de funcionários, além de liberar colaboradores para executar atividades estratégicas relacionadas ao core business da empresa;
- Monitoramento constante dos indicadores de desempenho do negócio, possibilitando uma tomada de decisão mais rápida e assertiva por parte dos gestores.
Mas, apesar de todas essas vantagens, o BPO Financeiro também apresenta algumas desvantagens.
Existe a possibilidade de algum processo padrão não se adequar a realidade da empresa e suas particularidades ou o profissional de BPO não conhecer muito afundo o negócio da empresa.
BPO Financeiro x Assessoria x Consultoria
Como vimos acima, no BPO ocorre a terceirização de processos internos de negócios, onde uma empresa contrata outra empresa para assumir algumas atividades, que são mais burocráticas e rotineiras e que não fazem parte do core business da empresa.
Já na assessoria o assessor presta um auxílio técnico, como o desenvolvimento de um projeto específico ou a execução de um serviço.
Dessa forma, ele coloca a mão na massa após realizar diagnósticos sobre o estado da empresa em determinada área, identificando problemas e oportunidades de melhorias e atuando de forma conjunta com a empresa para resolvê-los.
Na consultoria o serviço prestado é praticamente um aconselhamento sobre as ações que devem ser tomadas para solucionar algum problema.
Portanto, o consultor não se envolve de maneira prática, mas sim aponta a direção a ser tomada com base em análises realizadas na empresa contratante.
Quais empresas podem contratar os serviços de BPO Financeiro?
Qualquer empresa de qualquer tamanho pode terceirizar processos de negócios através do BPO Financeiro.
Inclusive pequenas empresas em fase inicial e startups podem se beneficiar mais com a terceirização do que grandes empresas, principalmente aquelas em que o próprio gestor ou sócio ficava encarregado das rotinas financeiras.
Dessa forma, empresas em fase inicial, em crescimento e com necessidade de escalar o seu negócio, podem focar exclusivamente em atividades estratégicas do seu negócio, ganhando tempo, minimizando custos com funcionários especialistas da área e tendo essas rotinas financeiras executadas de forma correta e ágil.
Concluindo, é certo que a área financeira de uma empresa é extremamente importante para o bom andamento dos negócios e por isso é imprescindível que tenha processos estruturados e organizados.
Isso contribui com a produtividade das atividades e garante ao gestor uma visão ampla da saúde financeira da sua empresa, auxiliando principalmente na tomada de decisão.
Assim, o BPO Financeiro é uma oportunidade de manter esses processos estruturados, sendo executados por especialistas e ainda poder focar nas atividades estratégicas da empresa, visando maiores resultados e eficiência na atividade principal do negócio.
Você já conhece o BPO Financeiro? Acha que ele se aplica na sua empresa?
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