Inbox Zero: como organizar sua caixa de e-mail

06/04/2022

Recebeu aquele boleto e esqueceu de pagar porque ele se perdeu na sua caixa de entrada? Ela está sempre cheia e você não consegue priorizar o que é realmente importante? Se você respondeu SIM para essas perguntas, então saiba como organizar a sua caixa de e-mail com o Inbox Zero.

O e-mail é uma ferramenta indispensável no cotidiano de qualquer organização como um dos principais meios de comunicação e até mesmo um canal de venda. Não é à toa que, apesar de ser uma ferramenta criada há mais de 20 anos, continua sendo utilizada massivamente na atualidade.

Segundo o site Internet Live Stats, em apenas 1 segundo, são enviados mais de 3 125 000 e-mails, dos quais 67% é spam. É muita coisa não é? Quantos deles estão entrando na sua caixa de e-mail diariamente?

São diversas mensagens todos os dias e manter-se organizado e produtivo em meio a esse grande fluxo de informações acaba se tornando uma tarefa complicada.

Por isso é tão importante utilizar meios como o Inbox Zero, para facilitar a organização da sua caixa de entrada e melhorar a sua produtividade no trabalho.

Acompanhe até o final para saber como essa organizar sua caixa de e-mail com o Inbox Zero.

O que é o Inbox Zero?

O Inbox Zero foi criado por Merlin Mann, autor e blogueiro especialista em produtividade. Essa metodologia visa otimizar a organização da sua caixa de entrada e aumentar a produtividade.

Assim, ela faz com que você tenha total controle dos seus e-mails, evitando a perda de mensagens importantes e garantindo que você resolva as situações realmente importantes.

Portanto, é uma metodologia que ajuda você a focar no que é realmente importante no seu dia a dia. O seu objetivo é fazer com que sua caixa de e-mails seja apenas uma ferramenta de trabalho (o que ela realmente é) e não mais uma atividade que toma horas do seu dia devido ao excesso de e-mails recebidos e a falta de organização.

Como funciona o Inbox Zero?

Você deve estar imaginando que a metodologia é uma forma de zerar a sua caixa de entrada e acabar com o excesso de e-mails não lidos e nem resolvidos. Mas não é bem assim. O Inbox Zero é uma forma de gerenciar seus e-mails de forma eficaz e produtiva.

A metodologia exige que você interaja com cada e-mail recebido e dê um destino a eles conforme suas características. Esses destinos são: fazer, excluir, delegar e adiar. Definido o destino que será dado aos e-mails da caixa de entrada, ela deverá ficar vazia.

Entenda cada destino dado aos seus e-mails, a seguir:

Fazer

O e-mail precisa de uma resposta rápida e urgente? Você consegue resolver em menos de 2 minutos? Se sim, não deixe para depois.

Resolva a demanda imediatamente e elimine essa tarefa. Dessa forma, você não perde tempo resolvendo essa situação mais tarde e que pode se tornar um problema ainda maior, caso seja deixado para depois.

Excluir

Caso o e-mail que você recebeu não demanda nenhuma ação, não é importante ou já foi resolvido, exclua-o.

Caso ache útil guardá-lo, mova esse e-mail para uma pasta específica para esse tipo de conteúdo. De qualquer forma, não deixe nenhum e-mail poluindo sua caixa de entrada.

Delegar

Muitas mensagens são encaminhadas para você, mas nem sempre você é a pessoa responsável por resolver tal demanda.

Portanto, se recebeu uma mensagem que outra pessoa está mais apta que você a responder, encaminhe essa mensagem imediatamente a ela. Dessa forma, não deixe mensagens paradas na sua caixa de entrada.

Adiar

Você é o responsável pela mensagem recebida, mas ela deve ser relida com mais atenção e demanda mais trabalho para ser respondida? Adie a mensagem.

Adicione uma etiqueta ou mova para uma pasta específica com a finalidade de resolver tal pendência em um horário pré-definido.

Porém, o ideal que essa mensagem seja respondida já no mesmo dia, deixando sempre sua caixa de entrada limpa. Por isso reserve um período do dia para resolver essas mensagens que demandam mais atenção.

Como aplicar o Inbox Zero no seu dia a dia

Agora que você já sabe como funciona a metodologia por trás do Inbox Zero, confira algumas dicas que vão te ajudar a aplicar essa técnica no seu dia a dia.

1 – Defina períodos para checar sua caixa de e-mails e crie uma rotina

O primeiro passo para aplicar o Inbox Zero no seu dia a dia, é definir horários em que você vai checar a sua caixa de entrada diariamente.

A checagem precisa se tornar um hábito diário, evite ficar dias sem visualizar seus e-mails e acumular muitas mensagens.

Por outro lado, pare de ficar acessando sua caixa de entrada a cada novo e-mail recebido. Essa prática acaba se tornando uma grande distração, consumindo tempo essencial na realização de outras atividades mais importantes.

É importante considerar a quantidade de e-mails que você recebe durante o dia. Quanto maior o fluxo de e-mails recebidos, mais frequente deve ser a checagem da sua caixa de entrada.

2 – Desligue as notificações se possível

Uma forma de evitar acessar sua caixa de e-mails a todo momento, é desligando as notificações. São elas as grandes responsáveis por roubar a nossa atenção e gerar o desejo de visualizar nossa caixa de entrada o tempo todo.

Claro que existem situações que não permitem você desligar as notificações, mas se for possível, faça isso e tente visualizar seus e-mails somente no horário mais adequado definido previamente.

3 – Utilize os recursos do seu servidor de e-mail

Crie pastas e subpastas para organizar as suas mensagens importantes. Porém, utilize critérios como importância, datas, setores etc. a fim de não ser algo que atrapalhe ao invés de ajudar na organização.

Outra maneira de melhorar a organização dos seus e-mails é utilizando etiquetas e filtros automáticos. Você pode configurar etiquetas obedecendo alguns critérios como prioridade, setores envolvidos, tipo de mensagem e remetente.

Também pode criar filtros automáticos que visam facilitar a classificação das suas mensagens já no momento do recebimento.

Essas são só algumas dicas valiosas que podem melhorar a sua produtividade e facilitar a gestão da sua caixa de e-mails e principalmente do seu tempo.

E aí, como está a sua caixa de entrada? Você tem alguma dica que pode ajudar na organização das suas mensagens? Deixe um comentário ai em baixo!

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