Uma prática muito comum em empresas de menor porte é a reutilização ou duplicação do código de produto no sistema de gestão. Mas qual o motivo de realizar tal prática? Economia de números? Ter um cadastro de produtos mais enxuto? Usar um código aleatório para produtos genéricos e com vendas esporádicas? Reutilizar código de produto traz algum benefício?
A resposta para essas perguntas não importa, pois, a realidade é que reutilizar ou duplicar o código de produto acaba gerando problemas para a sua empresa.
Pensando nisso, resolvemos escrever esse breve artigo para mostrar quais problemas podem ocorrer e o motivo de não reutilizar código de produtos no seu cadastro.
Por que não reutilizar ou duplicar códigos de produtos?
O primeiro motivo (que deveria ser suficiente para não reutilizar códigos) é que a legislação não permite. O Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI, estabelecido no Ato COTEPE ICMS nº 44/2018, determina que:
a) O código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens (produto ou serviço) diferentes. Os produtos e serviços que sofrerem alterações em suas características básicas deverão ser identificados com códigos diferentes. Em caso de alteração de codificação, deverão ser informados o código e a descrição anteriores e as datas de validade inicial e final no registro 0205;
b) Não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente.
c) O código de item/produto a ser informado no Inventário deverá ser aquele utilizado no mês inventariado.
d) A discriminação do item deve indicar precisamente o mesmo, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo item ou discriminações genéricas (a exemplo de “diversas entradas”, “diversas saídas”, “mercadorias para revenda”, etc), ressalvadas as operações abaixo, desde que não destinada à posterior circulação ou apropriação na produção:
1 – De aquisição de “materiais para uso/consumo” que não gerem direitos a créditos;
2 – Que discriminem por gênero a aquisição de bens para o “ativo fixo” (e sua baixa);
3 – Que contenham os registros consolidados relativos aos contribuintes com atividades econômicas de fornecimento de energia elétrica, de fornecimento de água canalizada, de fornecimento de gás canalizado, e de prestação de serviço de comunicação e telecomunicação que poderão, a critério do Fisco, utilizar registros consolidados por classe de consumo para representar suas saídas ou prestações.
Portanto, é proibido duplicar código ou atribuí-lo a mercadorias ou serviços diferentes, sendo necessário criar um código novo sempre que o produto ou serviço sofrer alguma mudança nas suas características básicas.
Também não é permitido reutilizar um código que já tenha sido atribuído a qualquer outro produto ou serviço, mesmo que em períodos de apuração diferentes. Não respeitar essas determinações pode levar à questionamentos por parte do fisco e até mesmo autuações fiscais.
Problemas gerenciais
O segundo motivo de não reutilizar ou duplicar códigos e descrições de produtos, são os problemas gerenciais de estoque.
Ao reutilizar códigos ou descrições, corre-se o risco de registrar entradas e saídas de produtos de forma errada.
Esses erros podem acabar gerando problemas como furo de estoque, dificuldade na identificação dos produtos, excesso de produtos em estoque, perdas de produtos, entre outros problemas.
Outro problema gerado pela reutilização dos códigos, é a dificuldade na tomada de decisão.
Imagine emitir um relatório de vendas e não saber qual o produto foi vendido com aquele código em determinado período.
Dessa forma não é possível confiar nas informações relacionadas aos códigos reutilizados, impossibilitando a tomada de decisão referente a tal produto.
Por isso, é sempre importante respeitar a legislação e garantir que as informações dos seus produtos ou serviços sejam cadastradas com um código e uma descrição específica para cada um.
Assim você evita problemas com o fisco e pode confiar nas informações disponibilizadas pelo seu sistema de gestão.
Para mais dicas sobre o cadastro de produtos, você pode ler o nosso artigo 3 dicas para otimizar o seu cadastro de produtos.
Além disso, escrevemos também um artigo falando sobre a importância de manter o seu estoque em dia: O que você precisa saber sobre controle de estoque.
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