A devolução de mercadoria é algo muito comum no comércio de qualquer segmento. Por isso a empresa precisa ter uma equipe preparada para realizar essa atividade corretamente, evitando problemas fiscais e com processos internos da empresa, como o controle de estoque e financeiro.
Pensando nisso, escrevemos esse texto para que você possa entender a importância de registrar fiscalmente toda devolução de mercadoria, seja de uma venda realizada ao cliente ou uma compra que deve ser devolvida ao fornecedor.
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O que é a devolução de mercadoria?
A devolução de mercadoria ocorre sempre que um item comprado é enviado de volta a empresa após ter sido recebido pelo cliente.
A devolução de compra consiste na anulação dos efeitos da aquisição. Portanto, o tratamento fiscal (tributação dos produtos) deve ser o mesmo que foi aplicado no momento da aquisição do produto. Dessa forma, busca-se a recuperação do tributo pago, destacado na nota fiscal de venda.
Por que registrar toda devolução de mercadoria?
Não registrar uma devolução pode trazer alguns problemas para sua empresa, por isso, é importante entender os motivos de realizar esse processo dentro do seu negócio.
Legislação
Apesar de ser de amplo conhecimento, vale frisar que as operações com movimentação de mercadorias, em geral, devem ser tributadas pelo Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Portanto, toda movimentação de mercadoria deve ser feita por documentos fiscais (Nota Fiscal ou Cupom Fiscal).
No que diz respeito a devolução, existem fatores que muitas empresas acabam por não se ater ao deixar de realizar a rotina de devolução. Por exemplo, quando um cliente devolve um produto, ao emitir a nota de devolução ela gera um crédito de imposto para compensar o que foi pago no momento da venda.
Isso também vale para uma empresa que precisa devolver uma mercadoria para algum fornecedor, onde, ao emitir a nota de devolução, o crédito de imposto obtido na compra será devolvido ao fornecedor, caso contrário, pode estar se beneficiando de crédito indevido.
Portanto, a emissão de uma nota fiscal de devolução anula os efeitos da aquisição.
Atualmente, cada estado institui o seu próprio Regulamento de ICMS (RICMS), por decreto ou lei. Dessa forma, pode haver diferentes regras sobre os procedimentos relacionados à devolução de produtos em cada estado. Em caso de dúvidas, consulte seu contador.
Problemas no controle de estoque
Os erros e furos no controle de estoque podem surgir quando a empresa não faz a movimentação das mercadorias através de documentos fiscais. Esse problema também surge nas devoluções de mercadoria.
Por exemplo, podemos citar uma empresa que realizou uma compra/venda e registrou essa movimentação no seu software ERP (entrada de nota ou emissão de nota fiscal). Caso surja a necessidade de devolução de tal mercadoria, é muito importante registrar essa movimentação no software.
Caso isso não seja feito, o software entende que tal produto já foi vendido ou comprado, gerando uma movimentação no estoque. Ao deixar de realizar a devolução pelo software, a movimentação de devolução não ficará registrada, gerando um furo de estoque, pois as quantidades registradas serão diferentes da quantidade real.
Problemas gerenciais e financeiros
Além de problemas com o controle de estoque, a falta do registro fiscal de devoluções acarreta diversos problemas gerenciais.
É muito importante ter informações como: quem efetuou a devolução ou para qual fornecedor a devolução foi efetuada, quando a devolução foi realizada, quais os produtos devolvidos, qual a nota fiscal que foi devolvida, entre outras informações.
A falta do registro das devoluções pode gerar, além de furo no estoque, furo no controle financeiro, causando problemas com crédito ou débito de impostos.
Dessa forma, não será possível confiar nas informações fornecidas pelo software, pois elas serão divergentes do estoque físico, ocasionando perda de tempo com a procura de informações corretas e causa prejuízos.
Como o Sistema de gestão ajuda na devolução de mercadorias
É muito importante utilizar ferramentas que contribuam para a gestão do seu negócio. O software de gestão é um aliado no momento de registrar as devoluções de mercadoria de forma eficiente e dentro da legislação.
Através do sistema é possível fazer o controle de todas as entradas e saídas de produtos. Dessa forma, ele automatiza o processo de devolução, garantindo o preenchimento correto das informações, reduzindo erros fiscais, financeiros e de estoque.
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